グループウェアとは？～基本から分かりやすく解説～

「グループウェア」という言葉を皆さんは聞いたことありますか？
社内でうまく活用すれば飛躍的に業務改善に繋がる「グループウェア」。今回はグループウェアとは何ぞや？どんなメリットがあるの？など、基本を分かりやすく解説します。

目次
１．グループウェアとは何？
２．グループウェアを導入するメリット
３．グループウェアを選ぶ主なポイント
４．まとめ

１．グループウェアとは何？

グループウェアとは「組織内でのスムーズな情報共有やコミュニケーションを実現し、効率的に業務を遂行するためのソフトウェア 」です。
例えば…
・○○さん宛に電話が来たけど今外出していたかどうか分からない
・消耗品が無いから発注依頼書提出しなきゃ！！ああ…○○さんと△△さんと××さんに押印してもらわなきゃ…
・紙媒体で資料のやり取りをしているからかさばるなあ…
・社内のコミュニケーション不足のせいで連携がうまくいっていないなあ。
などなど。

業務を行う上で情報の共有が求められており、共有がうまくいかないと業務に支障をきたすことが多いですよね。
それを改善する手助けをしてくれるのがグループウェア。

グループウェアには「スケジュール機能」や「稟議機能（ワークフロー）」「掲示板機能」「ファイル管理機能」「チャット機能」など、社内の情報共有をする上で必要な機能が搭載されています。

２．グループウェアを導入するメリット

では具体的にどんなメリットがあるのか、主なメリットを解説していきます。

①組織内で円滑な情報共有ができる
→グループウェアでは情報共有に必要な機能が搭載されているため、社員間で情報やノウハウや知識の共有ができます。

②業務の抜けや漏れを減らすことができる
→情報共有ができることで、社内でのコミュニケーションが活性化され、効率的に業務を進められます。

③ペーパーレス化できる
→これまで紙媒体で行っていた書類。グループウェアでWeb上で管理が行えるため、ペーパーレス化できコスト削減が期待できます。

３．グループウェアを選ぶ主なポイント

「グループウェア」とWebで検索すると、たくさんのサービスが出てきます。
そこで、グループウェアを選ぶ主なポイントをご紹介します。操作性/使いやすさ

◆操作性/使いやすさ
せっかく社内のグループウェアを導入したのに使いづらい、では意味がないですよね。
PCに詳しくない方でも直感的に使う事ができることがポイントです。

◆価格
多くのグループウェアがある中で、料金体系は様々。
1ユーザーごとに料金が発生するものもあれば、機能ごとに料金が決まっているものがあったり、一部の機能は有料など。
自社に合った使い方からどの機能が必要かの見極めが大切です。

◆機能
グループウェアには多くの機能が搭載されています。
良かれと思って高機能なサービスを選んだがほとんど使えていない、なんてことも多々あります。
どのような問題を解決したいのか明確にした上でサービスを選定することが大切です。

◆導入形態
グループウェアは多くが「オンプレミス型（パッケージ型）」と「クラウド型」の2つで提供されています。
導入形態で料金が異なることも多く、それぞれメリット・デメリットがあります。

４．まとめ

グループウェアとは何かということや導入メリットや選定ポイントを解説しました。
グループウェアは、企業内の業務改善で必要不可欠なツールであり仕事の中の「ムダ」「面倒くさい」「大変」を減らしてくれます。

しかし、グループウェアがたくさんあり「どれを選べばよいか分からない…」「うちに合っているのはどれなのだろう」と選定するのが難しいのも事実です。

弊社では、ITの専門家としてグループウェアの導入支援を行っております。
ぜひ、お気軽にお問合せください。