プライバシーポリシー

株式会社アイテクス（以下「当社」といいます）は、各種のIT事業活動を営む企業として、ソフトウェアの開発・運用を主業務として事業展開を行っております。

当社は、以下のとおり個人情報保護方針を定め、個人情報保護の仕組みを構築し、全従業員に個人情報保護の重要性の認識と取組みを徹底させることにより、個人情報の保護を推進致します。

1. 当社は、業務遂行のために必要な範囲内で利用目的を明確に定め、適切に個人情報の取得、利用及び提供を行います。取得した個人情報は収集目的の範囲内で、担当者のみが、業務上必要な範囲においてのみ利用し、目的外利用を行わないための処置を講じます。
2. 当社は、個人情報保護法その他の関係法令および関連する政省令・ガイドラインその他の規範を遵守し、全従業員が個人情報保護の重要性を理解し、適正な取扱い方法を実施します。
3. 当社は、個人情報を正確かつ最新の状態に保つとともに、合理的な技術的施策、および従業員に対する啓発活動を行なうことにより、情報の紛失、改ざん、漏洩等の防止に努めます。また、何らかの事故などが発生した場合は、速やかにその是正に努めます。
4. 当社は、個人情報に関する苦情・相談等を受け付けるために【個人情報に関するお問合せ窓口】を用意し、迅速に対応するよう努めます。
5. 当社は、『個人情報保護マネジメントシステム』を構築し着実に実施し、維持するとともに、継続的な改善に努めます。

制定：2018年1月15日
改定：2018年4月11日
改定：2022年5月10日
改定：2023年1月16日
株式会社アイテクス　代表取締役社長 永山邦哉

＜個人情報保護の取扱いに関して＞

取得する個人情報

当社が取得する個人情報は、以下の通りです。

（お客様情報）

氏名、住所、勤務先、勤務部署、役職、業種、職種、電話番号、FAX番号、電子メールアドレス、お客様番号等のお客様の連絡先に関する情報、クレジット番号等のお客様個人を特定できる情報など

（従業者情報、退職者情報）

氏名、年齢、住所、電話番号、職歴、家族構成、顔写真、映像、特定個人情報、扶養家族の特定個人情報など

（採用応募者情報）

氏名、年齢、住所、電話番号、職歴、家族構成など

（お問合せ情報）

氏名、住所、勤務先、勤務部署、役職、業種、職種、電話番号、FAX番号、電子メールアドレス、お客様番号等のお客様の連絡先に関する情報

（支払調書が必要な方の情報）

氏名、住所、電話番号、特定個人情報など

個人情報の取得方法

当社は、システム開発・コンサルティング・当社サービス（以下、サービス）を提供するために必要な範囲で、以下の方法によってお客様、従業者、退職者、採用応募者、問合せした方からの個人情報を取得します。

• お客様から提供していただく方法
• お客様がサービスの利用において他のサービスと連携を許可することにより当該他のサービスから提供していただく方法
• お客様がサービスを利用するにあたって当社が収集する方法
• 従業者、退職者から提供していただく方法
• 防犯カメラによって取得する方法
• 採用応募者から提供していただく方法
• 採用応募者から採用サービスの利用するにあたって当社が収集する方法
• 問合せした方から提供していただく方法
• 支払調書が必要な方から提供していただく方法

当社は、適正に個人情報を取得し、偽り及びその他不正な手段等により個人情報を取得することはありません。

個人情報の利用目的

(お客様情報)

• サービスの提供、サポートを行うため
• 新サービスおよびセミナー等に関する情報、その他当社に関する情報をお知らせするため
• サービスをより充実した価値あるものにするための基礎データとするため
• サービスの購入に対するお礼状発送を行うため
• お問合せに対する回答を行うため
• 商品の発送業務のため
• 商品の購入にかかる代金決済のため
• アフターサービスのため
• その他、必要に応じてお客様を特定し、連絡をとるため 等

当社では、お客様との電話対応時においては、お客様からのお問合せ内容等の正確な把握およびお客様対応の品質向上のために、お客様との通話を録音させていただく場合があります。

当社は、ご提供いただく個人情報について、上記の目的およびご提供いただいた際に利用目的として同意いただいた目的以外に利用することはありません。これらの目的以外に利用する必要が生じた場合は、事前にお客様にその旨を通知いたします。

また、当社が入手した個人情報は、既に保有している個人情報や委託先を含む提携先等から入手した個人情報と組み合わせて利用することがあります。

(従業員情報、退職者情報)

• 業務上の連絡、情報交換、勤怠管理、給与の支払い、評価、福利厚生、安全衛生等の労務管理のため
• 広報活動のため
• 労働関係法令、税関係法令及び社会福祉関係法令等に定められた義務の履行のため
• 社内規程に定められた各種手続の受理、履行及び管理のため
• 官公庁、参加団体等への届出・報告のため
• 非常時の連絡のため
• 防犯のため

（採用応募者）

• 採用選考・内定者管理 、採用結果連絡 のため

（お問合せ情報）

• サービス・製品に関するお問合せに対するご回答のため

(支払調書の作成が必要な方の情報)

• 支払調書作成事務のため

個人情報の提供

当社では、以下の場合を除き、ご提供いただいた個人情報を第三者に提供することはありません。

• 収集した目的の範囲内で、販売・配達・サポート・商品のご案内・決済等の業務をパートナー企業や外部へ業務委託する場合
• 情報の提供や共有について、当該お客様の同意がある場合
• お客様の行為が利用規約やガイドライン等に反し、他のお客様および当社の権利、財産、サービス等を保護するために必要と認められる場合
• 生命、身体および財産等に対する差し迫った危険があり、緊急の必要があると認められる場合
• 法令等により提供を求められた場合

お客様へ提供するサービスの一部をパートナー企業へ業務委託する場合は、守秘義務を含む契約を締結し、必要な目的の範囲内で必要な情報のみを開示します。また、サービスの提供を目的とする業務以外での情報の利用を禁止しております。

個人情報を提供頂くことの任意性

なお、当社に対して個人情報を提供することは任意です。ただし、個人情報を提供されない場合には、提供できないサービス（お問合せ等への対応を含みます。）もありますので、ご了承下さい。

苦情及び相談

個人情報に関する苦情・お問い合わせは下記【個人情報に関するお問合せ窓口】までお願い致します。

保有個人データに関する事項の周知など

当社の名称並びに住所、代表者の氏名

株式会社アイテクス　鹿児島県鹿児島市吉野町2390番地114
代表取締役 永山邦哉

個人情報保護管理者の氏名、連絡先

個人情報保護管理者　永山邦哉
電話番号：050-5213-9261

すべての保有個人データの利用目的

（お客様情報）

• サービスの提供、サポートを行うため
• 新サービスおよびセミナー等に関する情報、その他当社に関する情報をお知らせするため
• サービスをより充実した価値あるものにするための基礎データとするため
• サービスの購入に対するお礼状発送を行うため
• お問合せに対する回答を行うため
• 商品の発送業務のため
• 商品の購入にかかる代金決済のため
• アフターサービスのため
• その他、必要に応じてお客様を特定し、連絡をとるため 等

当社では、お客様との電話対応時においては、お客様からのお問合せ内容等の正確な把握およびお客様対応の品質向上のために、お客様との通話を録音させていただく場合があります。

当社は、ご提供いただく個人情報について、上記の目的およびご提供いただいた際に利用目的として同意いただいた目的以外に利用することはありません。これらの目的以外に利用する必要が生じた場合は、事前にお客様にその旨を通知いたします。

また、当社が入手した個人情報は、既に保有している個人情報や委託先を含む提携先等から入手した個人情報と組み合わせて利用することがあります。

(従業員情報、退職者情報)

• 業務上の連絡、情報交換、勤怠管理、給与の支払い、評価、福利厚生、安全衛生等の労務管理のため
• 広報活動のため
• 労働関係法令、税関係法令及び社会福祉関係法令等に定められた義務の履行のため
• 社内規程に定められた各種手続の受理、履行及び管理のため
• 官公庁、参加団体等への届出・報告のため
• 非常時の連絡のため

(採用応募者)

• 採用選考・内定者管理 、採用結果連絡 のため

(お問合せ情報)

• サービス・製品に関するお問合せに対するご回答のため

保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先

当社の保有個人データの取り扱いに関するご相談や苦情等のお問い合わせについては【個人情報に関するお問合せ窓口】までご連絡ください。

開示等の請求等に応じる手続き

当社は、開示等の請求等（利用目的の通知、登録内容の開示、訂正・追加、利用の停止、消去、第三者への提供の停止など）に応じる手続きとして次の事項を定めます

①開示等の請求等の申出先

当社【個人情報に関するお問合せ窓口】

②開示等の請求等に際して提出すべき書面の様式その他の開示等の請求等の方式

当社は、開示等の請求等に対して、特別な様式を設けず以下の方法で受け付けます。

• 電子メール
• 当社問合せフォーム（ https://www.itxs.jp/contact/ ）

なお、電子メールにおける連絡先は、下記【個人情報に関するお問合せ窓口】をご参照下さい。

③開示等の請求等をする者が、本人又は代理人であることの確認の方法

当社は、本人又は代理人であること、運転免許証、被保険者証、生年月日、住所、電話番号などにより照合し確認します。

なお、開示等を請求等ができる代理人は、以下の通りとします。

• 未成年者又は成年被後見人の法廷代理人
• 開示等の請求等をすることにつき、本人が委任した代理人

④手数料と徴収方法

当社は、本人からの開示等の請求等に応じる場合に手数料を徴収するときは、実費を勘案して合理的であると認められる範囲内において、その額及び徴収方法を以下のように定めます。

• 手数料：1,000円
• 徴収方法：同額の定額小為替証書、あるいは現金

保有個人データの安全管理のために講じた措置

当社は、保有個人データを以下に示す安全管理の措置を講じます。

• 保有個人データの取扱い等に対応する組織体制の整備
• 保有個人データを取扱う区域において、入退室管理の実施
• 保有個人データを取扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置の実施
• 保有個人データ取扱いの担当者を限定するため、アクセス権限の設定
• 保有個人データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセス、不正ソフトウェアから保護する仕組みの導入
• 保有個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な教育の実施
• 保有個人データの取扱状況について、定期的な監査の実施

認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先

当社は、次の認定個人情報保護団体の対象事業者となっております。認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決申出先は次のとおりです。